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¿Con qué frecuencia se guardan automáticamente las hojas de cálculo de Google?

Hojas de cálculo de Google es una parte de la caja de herramientas de Google Drive que le permite ver y editar documentos de hojas de cálculo en tiempo real. Una de las principales ventajas de la herramienta es que guarda automáticamente todos los cambios que realice en un documento.

Sin embargo, ¿cómo puede estar seguro de que una pérdida de conexión no hará que una parte de su trabajo sea inútil? No hay necesidad de preocuparse, ya que Sheets también puede funcionar efectivamente sin conexión.

Lea este artículo para obtener información sobre las funciones de guardado automático y manual de Google Sheet, así como sobre cómo usar esta herramienta sin conexión.

La frecuencia de guardados automáticos de hojas de cálculo de Google

Al igual que Google Slides y Docs, Google Sheets guarda los cambios en su documento en tiempo real. Esto significa que se guardarán todos los cambios en el archivo (salir de una celda, agregar valor, cambiar el formato, insertar funciones).

La versión actualizada recientemente de Hojas de cálculo de Google no siempre le notifica que el guardado automático se realiza en la parte superior de la pantalla. Cuando realiza acciones simples, como agregar valores numéricos o letras a las celdas, es posible que no reciba una notificación de autoguardado.

Por otro lado, la aplicación le notificará que el documento se está guardando cada vez que realiza una tarea más compleja. Por ejemplo, si cambia el formato de la celda, agregue una tabla o inserte una función o una fórmula.

Además, si le preocupa perder datos debido a una pérdida de conexión, sería mejor habilitar la opción de uso sin conexión en Hojas de cálculo de Google. Obtenga más información al respecto en la siguiente sección.

Cómo usar hojas sin conexión

Si habilita el uso sin conexión de Google Sheets, puede ver y modificar sus documentos incluso sin una conexión a Internet.

El documento fuera de línea se sincronizará con la versión en la nube, por lo que Google Sheets se guardará automáticamente incluso cuando la conexión esté inactiva. Una vez que regrese la energía, la versión en línea se actualizará con los cambios que haya realizado sin conexión.

Asegúrese de tener una conexión la primera vez que desee habilitar el uso sin conexión. Además, debe usar Google Chrome y agregar la extensión oficial de Google Docs sin conexión . Luego, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Google en Chrome.
  2. Ve a la configuración de Google Drive
  3. Marque la casilla junto a la opción ‘Crear, abrir y editar sus recientes documentos de Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones en este dispositivo sin conexión’.
  4. Abre tu Google Drive.
  5. Haga clic derecho en un archivo de hoja que desea usar sin conexión. Si desea guardar varios documentos, puede mantener presionada la tecla Ctrl (PC) o Comando (Mac) y hacer clic en otros archivos.
  6. Alternar la opción ‘Disponible sin conexión’.
  7. Regrese a su página de inicio de Google Drive.
  8. Haga clic en el botón ‘Vista previa sin conexión’ en la parte superior de la página (la marca de verificación sobre una línea horizontal en un círculo).
  9. Alternar «Vista previa sin conexión».

La próxima vez que pierda la conexión, puede acceder a su Google Drive usando ‘Vista previa sin conexión’. Podrá ver y editar todos los documentos que haya puesto a disposición sin conexión. Google Sheets continuará guardando los cambios automáticamente después de cada actualización.

Ver historial de versiones

Con la reciente actualización de Google Sheets, las nuevas versiones del documento se registran con menos frecuencia. Esto hace que el seguimiento de cambios menores sea un poco menos transparente que antes, pero guardará una nueva versión del documento después de cada cambio importante.

Además, puede guardar manualmente una versión para poder volver a ella en el futuro. Para hacer esto, necesitas:

  1. Haga clic en el menú ‘Archivo’ en la parte superior de su documento.
  2. Desplácese con el cursor sobre ‘Historial de versiones’.
  3. Haga clic en ‘Nombre de versión actual’ cuando el menú se expande.
  4. Asigne un nombre a la versión y confirme.

Si desea volver a una versión previamente guardada del documento, siga los dos primeros pasos anteriores y luego haga clic en «Ver historial de versiones». Para volver a una versión anterior, debe hacer lo siguiente:

  1. Haga clic en la versión deseada a la derecha de la pantalla.
  2. Haga clic en el botón verde «Restaurar esta versión» en la esquina superior izquierda de la pantalla.

No hay necesidad de preocuparse con las sábanas

Cuando usa Hojas de cálculo de Google, no tiene que preocuparse por perder un trabajo valioso. La función de autoguardado debería funcionar automáticamente, registrando cada cambio que realice.

Si su hoja no se actualiza automáticamente, debe verificar la calidad de su conexión a Internet. Además, existe la posibilidad de que la función no funcione correctamente si la memoria caché de su navegador está sobrecargada. En ese caso, borrar el caché y el historial debería resolver el problema.

¿Sueles guardar diferentes versiones de Hojas de cálculo de Google? ¿Con qué frecuencia restaura versiones anteriores del documento? Comparte tu opinión en los comentarios a continuación.