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Cómo ver quién realizó cambios en QuickBooks

Si eres propietario de una pequeña empresa, ya has oído hablar o ya estás usando QuickBooks. Básicamente, QuickBooks es un software de contabilidad para ayudar a las empresas a realizar todas sus tareas diarias. Se ofrecen varios planes, y si no está seguro de cuál es el adecuado para usted, siempre hay una prueba gratuita de 30 días que no requiere información de la tarjeta de crédito.

QuickBooks puede tener muchos usuarios diferentes con varias limitaciones a la hora de acceder. Por ejemplo, puede otorgar acceso a su contador para que las cosas sean más fáciles y rápidas. Puede realizar un seguimiento de todas las actividades, ver quién realizó los cambios y organizar todo a su gusto.

¿Cómo utilizan las pequeñas empresas QuickBooks?

Se necesita mucho más de lo que la mayoría de las personas supone para administrar su propio negocio. No importa cuán pequeña sea su operación, cada empresa debe hacer lo mismo para garantizar que funcione sin problemas. QuickBooks le ofrece la opción de realizar un seguimiento de sus ventas creando facturas para cada cliente por separado. También puede realizar un seguimiento de sus facturas y gastos automáticamente si conecta sus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito. Todo lo cual se puede organizar perfectamente en unos minutos.

Cuando se trata de nómina, la atención al detalle es muy importante. Es el sustento de las personas, después de todo. Y los errores en la nómina conducen a la insatisfacción entre los empleados. QuickBooks tiene una función de nómina para ayudarlo a calcular y ejecutar la nómina de manera más eficiente. También puede usar QuickBooks para rastrear inventario, presentar impuestos y escanear recibos.

Registro de auditoría

Cada vez que alguien dentro de una empresa hace algo en QuickBooks, se graba en una función llamada Registro de auditoría. Esto incluye a todos los usuarios, independientemente de su nivel de acceso. Cuando desee ver quién realizó el cambio en QuickBooks, todo lo que tiene que hacer es:

  1. Haga clic en el botón de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Seleccione «Registro de auditoría» que aparece en la lista de Herramientas.

Desde allí, podrá ver todos los cambios que se han realizado en el archivo de su empresa. Además, podrá ver quién realizó ese cambio, así como la hora exacta en que se realizó. Dado que el registro de auditoría captura cada enmienda, la lista a menudo puede ser muy larga. Pero, puede usar un filtro para acotar la búsqueda. Al seleccionar el nombre del usuario, puede buscar por rango de fechas o tipo de evento.

Historial de auditoria

Cuando necesite un registro de todos los cambios detallados con respecto a un evento específico, puede acceder a él en el Historial de auditoría. Allí puedes aprender lo siguiente:

  1. Qué cambios se hicieron.
  2. ¿Cuándo se hicieron los cambios?
  3. Quién hizo los cambios.

El registro de auditoría y el historial de auditoría son características increíblemente útiles y prácticas que hacen que una empresa funcione correctamente. Pero, a menudo son confidenciales, y es por eso que solo los usuarios con acceso completo pueden verlos. Así es como accede al Historial de Auditoría:

  1. Seleccione la transacción que desea explorar.
  2. Seleccione «Más».
  3. Seleccione «Historial de auditoría» que abrirá el Registro de auditoría.
  4. Si necesita una vista ampliada, seleccione «Mostrar todo».
  5. Y si necesita una comparación lado a lado, seleccione «Comparar».

¿Qué sucede si no reconoce a ciertos usuarios?

QuickBooks crea usuarios propios que son necesarios para funciones y situaciones específicas. Realmente no requieren ninguna acción de su parte. Pero, los verá en el Registro de auditoría y esta es la razón:

  1. Administración del sistema: muestra los cambios automáticos realizados por QuickBooks.
  2. Administración de la banca en línea: muestra todos los cambios relacionados con las cuentas bancarias conectadas a QuickBooks Online.
  3. Representante de soporte: muestra todos los cambios realizados por un consultor de soporte técnico de QuickBooks Online.

¿Por qué los usuarios ven el registro de auditoría?

Una de las mejores características de QuickBooks es que la empresa cliente y la empresa de contabilidad pueden trabajar juntas y tener acceso directo al mismo tiempo. Pero, lo que también es crucial es que ven diferentes lados de las transacciones.

Por ejemplo, si un propietario de la empresa invita a dos empresas de contabilidad separadas a echar un vistazo a los libros, quiere que hagan cosas diferentes. Se supone que uno debe organizar los libros para que la otra empresa pueda hacer los impuestos. Luego, la compañía verá toda la información en el Registro de auditoría y sabrá quién hizo qué y decidirá la mejor manera de proceder.

QuickBooks facilita el funcionamiento de un negocio

Todos los que han tenido su propio negocio o han sido parte de uno, saben que consume mucho tiempo y energía. Los dueños de negocios siempre están buscando herramientas que puedan facilitar y simplificar las cosas. QuickBooks puede ayudar. Seamos realistas, a nadie le gusta hacer impuestos y preocuparse por las facturas.

Además de eso, ¿cómo puede alguien hacer un seguimiento de todo dentro de una empresa? Bueno, con QuickBooks siempre puedes ver quién realizó los cambios y hacer un seguimiento de todo el historial de un evento.

¿Alguna vez has usado QuickBooks? ¿Crees que es una herramienta útil y cuánto ayudó a tu negocio? Háganos saber en la sección de comentarios.