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Cómo ver quién ha visto tu Google Doc

Si tu organización utiliza Google Docs o G Suite, o si trabajas con organizaciones que lo hacen, saber quién ha visto qué documento y cuándo puede ser información útil. Desde asegurarse de que todos lean un borrador, términos y condiciones, su última presentación, políticas y procedimientos, o algún otro documento importante, poder ver quién hizo qué y cuándo es un ingrediente esencial en cualquier situación en la que la rendición de cuentas sea importante.

Consulta también nuestro artículo Cómo instalar fuentes personalizadas para Google Docs

Hasta hace poco, no podías ver quién veía tu Google Doc. Se podía ver quién lo editó pero no quién lo leyó. Si no guardaron, editaron o dejaron un comentario, no tenías ni idea de si una persona en particular leía la última versión de un documento. Además, como puedes compartir Google Docs con permisos de sólo lectura, puedes compartir el documento con algunas personas con la intención de que revisen el documento pero sin realizar ningún cambio.

Ahora, si trabajas en una organización, puedes configurar las cosas de forma que puedas ver quién ha visto tu Google Doc. Todavía no puedes ver quién ha visto tu Google Doc si utilizas Google Doc en la versión gratuita de Google Apps.

Google ha añadido recientemente la capacidad de ver quién ha visto tu Google Doc to G Suite, que incluye Google Apps y alojamiento fiable de correo electrónico. G Suite es muy popular entre las pequeñas y medianas empresas que desean configurar el alojamiento de correo electrónico para el nombre de dominio de la empresa.

El G Suite Activity Monitor

Si utiliza G Suite dentro de una organización y ha compartido un documento de Google Doc con otros para colaborar o simplemente para leerlo, puede utilizar el Monitor de actividad para ver el «historial de visualización» del archivo de Google Doc.

  1. Abre el Google Doc para el que quieras ver el historial de vistas
  2. .

  3. Luego haga clic en el icono de flecha de tendencia ascendente en la parte superior derecha o vaya al menú desplegable Herramientas
  4. Abra el Monitor de actividad
  5. A continuación, haga clic en Todos los visores para la pestaña de su organización

Este proceso le permitirá realizar un seguimiento de las vistas en el documento, incluyendo la fecha y hora de la última vista de cada espectador. Si no ves la opción Ver historial en tu Google Doc, es probable que hayas accedido a la versión gratuita de Google Docs que viene con todas las cuentas de Google Apps que obtienes con una cuenta de Gmail.

Tendencias de espectadores y comentarios

Además de ver quién ha visto tu documento de Google Doc y cuándo el Monitor de actividad también te permite ver las tendencias de cuándo la gente ha visto o comentado tu documento.

Tendencia de espectadores – le muestra un gráfico de barras del número de espectadores únicos en cualquier período de tiempo que elija desde 7 días hasta «todo el tiempo»

Comments Trend – muestra gráficos de barras de la tendencia de comentarios en cualquier período de tiempo desde 7 días hasta «todo el tiempo»

Desactivar Ver historial

Puede desactivar la función si está trabajando en un archivo confidencial o en algo que no sea de uso público. Si bien no añade privacidad, es una configuración para que la mente se sienta más tranquila.

  1. Abra Google Doc
  2. Haga clic en la flecha de tendencia ascendente en la parte superior derecha de su documento o vaya a Herramientas desde el menú desplegable
  3. Abrir el Monitor de actividad
  4. En Configuración del documento, cambie Mostrar el historial de mi vista de este documento a off

Consulta quién ha cambiado tu documento de Google Doc

Contar vistas es útil para la rendición de cuentas y para asegurarse de que las personas a las que envía un documento lo lean realmente, pero el control de versiones es más importante. Especialmente si trabajas en una industria regulada. El control de versiones es algo que Google Docs ha hecho durante un tiempo y mostrará quién ha editado, guardado o compartido un documento.

Si estás interesado en el control de versiones o quieres asegurarte de que nadie ha hecho cambios que no deberían hacer sin bloquear el archivo, puedes averiguarlo.

  1. Abre un documento de Google Doc que quieras rastrear
  2. Seleccione Historial de archivos y versiones
  3. Seleccione Ver historial de versiones

Aparecerá una ventana deslizante a la derecha de su pantalla que mostrará cada vez que guarde y edite el documento en cuestión. Dependiendo de cómo hayas configurado G Suite o Google Docs, también puedes ver estos datos seleccionando el enlace «La última edición fue…» en la parte superior del documento. Te lleva exactamente al mismo lugar.

Dentro de esa ventana de diapositivas, también debería tener la opción de ver la versión anterior del documento antes de que se hicieran las modificaciones. Esto es esencial para el control de versiones, ya que dispone de un seguimiento de auditoría de los cambios realizados, cuándo y por quién. También es útil si usted hizo algunos cambios, duerme en él, cambia de opinión y quiere hacerlos retroceder.

Consulta quién ha compartido tu documento de Google Doc

También puedes ver quién ha compartido tu Google Doc y cuándo. También puede ver la configuración de uso compartido para poder controlar mejor el acceso a su documento.

  1. Abra Google Drive y seleccione el icono de la rondai en la parte superior derecha
  2. Seleccione Actividad en el control deslizante que aparece a la derecha

Debería ver si el documento es o ha sido compartido, quién lo editó por última vez y cuándo se realizó la última acción al respecto. Es breve pero te dice lo que necesitas saber.

También puede comprobar desde dentro del documento seleccionando Compartir. Los nombres de las personas aparecerán en la ventana emergente. Si hay varias personas, seleccione un nombre y aparecerá la lista de todos los nombres.

Así es como puedes ver quién ha visto tu Google Doc, lo ha cambiado, compartido o interactuado con él de alguna manera. Sólo funciona para G Suite y Google Docs registrados a organizaciones y no a individuos, pero funciona!