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Cómo ver las ediciones en un documento de Google

Google Docs es la mejor alternativa a Microsoft Word cuando se trata de documentos. Como ha estado libre desde el primer día, inicialmente perdió algunas características importantes, como «Seguimiento de cambios».

Google reconoció el problema e implementó opciones para rastrear cambios en 2014. Desde entonces, la opción «Ediciones sugeridas» permite a los usuarios ver rápidamente todos los cambios realizados en el documento. Sigue leyendo y aprende cómo funciona.

Conceder acceso a otras personas

Si trabaja en Google Docs y necesita que alguien edite sus documentos, primero debe permitirles el acceso. Google fue un paso más allá e hizo posible que los «Rastrear cambios» de Word también se transfirieran directamente al documento. Puede hacerlo haciendo clic en el botón azul «Compartir» en la esquina superior derecha. Luego, debe ingresar los nombres o correos electrónicos de las personas a las que desea otorgarles acceso, y ellos podrán realizar cambios en su documento.

Todos los cambios realizados se guardarán en versiones separadas, que es algo que no puede hacer en Microsoft Word. Esta función está allí, por lo que puede volver a cómo estaban las cosas antes de que se realizaran las modificaciones en caso de que decidiera rechazarlas.

Característica sugerente

La función Sugerir es la misma que «Seguimiento de cambios» en Word. Indique a las personas con acceso que activen «Sugerencias» en el panel «Edición» que se encuentra en la esquina superior derecha para ver todos los cambios que realizan en el documento. El editor puede bloquear a otros usuarios de esta función, asegurándose de que nadie más pueda alterar el documento.

El editor puede comenzar a cambiar el texto como él o ella lo considere conveniente. Todos los cambios se mostrarán en un color diferente, para que sepa lo que se agregó más tarde. Cada cambio mostrará el nombre de la persona que lo realizó, e incluso puede dejar comentarios para cada edición por separado. La función «Sugerir» es más que útil cuando se trabaja en equipo. Permite que varias personas accedan y cambien documentos directamente.

Trabajando juntos por los mejores resultados

Una de las características más útiles en Google Docs es la capacidad de aceptar, rechazar o responder a la edición de otra persona. La opción permite que varias personas compartan sus pensamientos antes de decidir la edición final. La opción «Responder» permite a otros miembros compartir lo que piensan sobre la edición y expresar su opinión en la decisión final. De esa manera, toda la comunicación se realiza a través del documento en sí, y varias personas pueden trabajar juntas para encontrar la mejor solución.

Otras características que promueven el trabajo en equipo

Las ediciones son una cosa, pero los comentarios son algo completamente diferente. Dejar comentarios con preguntas o comentarios constructivos sin hacer cambios a veces es tan útil como las sugerencias. Sus colaboradores pueden señalar algunos errores y permitirle corregir su error sin hacer ningún cambio ellos mismos. Por lo general, incluyen información relevante, numeración y demás. Incluso podrían agregar una información interesante en un comentario.

Puedes dejar comentarios en dos lugares diferentes. El primero está en la parte superior de la página, justo debajo del botón «Edición». Ese es el lugar perfecto para dejar comentarios sobre el documento en general porque es visible cuando se abre el documento. La segunda sección de comentarios se encuentra al lado de la línea u oración en cuestión y tiene el mismo aspecto que en Microsoft Word.

La función de chat también está disponible para todos los miembros del equipo. No está vinculado a oraciones o secciones del artículo, y permite la comunicación directa entre colaboradores. Puede intercambiar pensamientos en tiempo real y hacer cambios en consecuencia. La función de chat es especialmente útil al final del proceso de edición.

La función Historial de revisiones amplía sus opciones

Después de que todos hayan expresado su opinión, también existe la función «Historial de revisiones». Guarda todas las versiones del artículo, incluidas las versiones originales y todas las editadas. Cuando todos los involucrados hayan terminado de editar, puede elegir la versión final. Es posible que algunas modificaciones o sugerencias no sean óptimas, y la función le permite continuar su trabajo antes de realizar las modificaciones en cuestión. La opción se encuentra en el menú «Archivo», y también puede abrirla con el atajo Ctrl + Alt + Shift + H.

Se crea una nueva versión cada vez que alguien presiona el botón Guardar. Todos los cambios se resaltan en diferentes colores, lo que le permite rastrear fácilmente quién los realizó. Luego puede seleccionar la mejor versión y descartar las que no le gustaron.

Trabajo en equipo al más alto nivel

Google Docs está diseñado para proporcionarle todo lo que usted y su equipo pueden necesitar para crear el mejor contenido posible. La función «Sugerir» funciona igual que «Rastrear cambios» en Word, pero Google Docs tiene más ases en la manga. El hecho de que todos los documentos ya estén en línea hace que la edición y la comunicación en equipo sean mucho más fáciles que si estuviera utilizando Microsoft Word. Pruébalo y no te arrepentirás.

¿Utiliza la función de sugerencia de documentos de Google? ¿Qué opinas sobre las características orientadas al equipo? Dinos qué característica te gusta más en la sección de comentarios.