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Cómo subir un archivo con el formulario de Google

Una de las herramientas más populares de Google, Google Forms es muy útil cuando necesita crear y analizar encuestas. Las actualizaciones recientes han introducido aún más grandes características a un servicio ya de por sí excelente.

Tanto si eres un reclutador que necesita currículums de solicitantes como si eres un tutor que necesita recoger los deberes de sus estudiantes, ahora puedes permitir que otros suban archivos directamente desde tu formulario de Google.

Adición del botón de carga de archivos al formulario de Google

Una simple adición de un botón de carga de archivos marca la diferencia. En este artículo, aprenderá a añadir este botón a sus formularios de Google, así como a utilizarlo para subir archivos a los formularios compatibles.

Paso 1

Al crear un nuevo formulario de Google, podrá añadir preguntas con varias opciones predefinidas entre las que elegir. Abra la lista de opciones y busque la que dice «File upload». Haga clic en él y continúe con el siguiente paso.

Paso 2

Al hacer clic en la opción «Subir archivo», se abrirá una nueva ventana en la que encontrará varios parámetros y opciones para la subida de archivos.

En primer lugar, encontrará un campo con marcas de verificación que le permite definir los tipos de archivos que se pueden cargar. Hay ocho opciones para elegir, entre las que se incluyen archivos PDF, hojas de cálculo de Excel, así como archivos de audio y vídeo.

Justo debajo de esto, se le pedirá que elija el número máximo de archivos que permite cargar a la vez, mientras que la opción debajo de éste se utiliza para especificar el tamaño máximo de los archivos individuales que los usuarios cargan en su formulario.

Una vez que agregue el botón a su formulario, los encuestados tendrán la capacidad de agregar un archivo desde el selector de documentos. Hay una opción para añadir el archivo desde el ordenador o desde la unidad de Google de un usuario.

Carga de varios archivos desde formularios de Google

Al igual que con la mayoría de los servicios de Internet que permiten subir archivos, no se puede subir una carpeta completa a la vez. Los archivos individuales en los formularios de Google deben añadirse por separado.

Por ejemplo, si su formulario está dirigido a los solicitantes de empleo, usted lo diseñará de manera que suban sus currículums por separado de sus cartas de presentación. Del mismo modo, si necesita que le proporcionen su currículum vitae, una fotografía y una identificación escaneada, su formulario de Google tendrá tres botones de carga, uno para cada documento solicitado.

Opciones de almacenamiento y propiedad de archivos

Todos los archivos que se cargan desde sus formularios de Google se almacenarán en su unidad de Google de forma ordenada y cómoda.

En realidad, la pregunta utilizada en el formulario se utilizará como nombre para una nueva carpeta creada. Cada elemento cargado que corresponda a esta pregunta se almacenará en esa carpeta, por lo que el proceso está bastante automatizado y no requiere ninguna organización manual.

Si en algún momento necesitas visitar una carpeta específica y recuperar un archivo de ella, debes ir al panel de control de Google Forms y seleccionar la pestaña «Respuestas». Una vez allí, simplemente haga clic en el botón «Ver carpeta» situado en la parte inferior derecha de la ventana.

Si decide vincular cualquiera de sus formularios a Google Sheets, puede realizar un seguimiento de todos los archivos cargados en la pestaña de respuestas de una hoja de cálculo determinada. Además, cada archivo irá acompañado de un enlace directo visible para facilitar el acceso.

Los encuestados que carguen archivos en su formulario directamente desde su unidad Google Drive crearán automáticamente una copia de su archivo original. Una vez cargado el archivo, usted como propietario del formulario también se convertirá en el propietario de la copia del archivo, pero el archivo original, a menos que sea público, permanecerá visible únicamente para su propietario.

Los cargadores pueden realizar un seguimiento de todas estas acciones en su barra lateral de Google Drive.

Exportación de formularios habilitados para la carga con el editor de formularios

Form Publisher es un popular complemento de Google Forms que convierte automáticamente los formularios rellenados en documentos de Google para compartirlos y revisarlos fácilmente. En lugar de acceder a cada una de las aplicaciones desde el panel de control y buscar documentos relacionados en las carpetas de la unidad, puede convertirlos automáticamente en archivos PDF bien estructurados para una rápida revisión.

Si desea utilizar Form Publisher con sus formularios de Google habilitados para la carga, hay dos cosas que puede hacer. Puede insertar un enlace directo al archivo cargado o (si el archivo es una imagen PNG, JPG o GIF) hacer que el archivo se muestre directamente en el documento. Esto último es particularmente conveniente, ya que le permite imprimir formularios completos y revisarlos fuera de línea si es necesario.

Conclusión

Como puedes ver, el botón de subir archivos en los formularios de Google puede ser muy útil si eres un representante de RRHH que se ocupa de un montón de currículums o un tutor que tiene a muchos estudiantes enviando sus tareas. Con él, los usuarios finales pueden ahora subir archivos directamente desde su formulario de Google. Los archivos se almacenarán en la unidad Google Drive y se organizarán de forma ordenada en carpetas separadas.