Si deposita un cheque que recibió de un cliente y no tiene fondos suficientes en su cuenta bancaria, el cheque será devuelto a su banco. Esto se llama un cheque sin fondos.
Es realmente difícil hacer un seguimiento de los cheques rechazados en los libros, por lo que siempre es una mejor solución registrarlos utilizando el software QuickBooks.
Este artículo lo guiará a través del proceso de registro de cheques sin fondos en QuickBooks Online.
¿Por qué es importante registrar cheques devueltos en QuickBooks?
Los cheques devueltos no solo pueden afectar su cuenta bancaria, sino también sus gastos y saldo de A / R (cuentas por cobrar).
Cuando se devuelve un cheque a su banco debido a fondos insuficientes, ocurrirá lo siguiente:
- Los fondos en su cuenta bancaria se reducirán en la cantidad del cheque devuelto recibido.
- Como su cliente no tenía fondos suficientes para realizar el pago, su saldo de A / R aumentará.
- Su banco le cobrará la tarifa NSF (fondos insuficientes).
Por lo tanto, si desea conciliar su cuenta bancaria, debe realizar un seguimiento de las tarifas adicionales que le cobraron, así como del cheque sin fondos. Puede hacerlo fácilmente registrando cheques sin fondos a través de QuickBooks.
Grabar un cheque sin fondos en QuickBooks Online
Las siguientes secciones le mostrarán cómo registrar un cheque sin fondos utilizando QuickBooks Online. Hay tres pasos principales para este proceso:
- Registre la disminución de su saldo bancario.
- Registre la tarifa NSF.
- Facture a su cliente la tarifa NSF (opcional).
Revisaremos cada uno de ellos en detalle.
Registre la disminución de su saldo bancario
Para registrar la disminución en su saldo bancario, deberá navegar a la ventana Escribir cheques. Allí, podrá ver la cantidad que se ha deducido de su cuenta bancaria. Esa es la cantidad que necesitará para grabar en QuickBooks.
Vaya a la página de inicio de QuickBooks, haga clic en el signo más, que se encuentra en la parte superior. Aparecerá un menú desplegable que contiene varias categorías.
Seleccione Verificar de la categoría Proveedor. Después de haber hecho eso, aparecerá la ventana Escribir verificación. Ahí es donde deberá proporcionar la información adecuada, que incluye lo siguiente:
- Fecha de pago: ingrese la fecha de devolución de su cheque.
- Cuenta bancaria: seleccione la cuenta bancaria adecuada donde se ha devuelto el cheque.
- Beneficiario: seleccione el cliente cuyo cheque rebotó.
- Cuenta: seleccione el A / R apropiado.
- Descripción: ingrese la información sobre el cheque rechazado.
- Memo: ingrese información adicional y las notas sobre el cheque rechazado.
- Cantidad: ingrese la cantidad del cheque devuelto. No ingrese la tarifa NSF.
- Marque no: ingrese la tarifa de fondos insuficientes.
- Guardar: guarda la información que ha ingresado y cierra la ventana.
Para finalizar el primer paso, seleccione la opción Gastos de la categoría Proveedores.
Registre la tarifa NSF
Ahora tendrá que registrar la tarifa NSF cobrada por su banco. El cargo por fondos insuficientes se ingresará como un gasto.
Para hacerlo, deberá ingresar la información adecuada en la ventana Gastos. Esto es lo que tienes que completar.
- Beneficiario: seleccione su banco.
- Cuenta bancaria: seleccione la cuenta bancaria donde rebotó el cheque.
- Cuenta: seleccione la cuenta que usa para rastrear las comisiones bancarias.
- No de referencia: escriba «Tarifa NSF bancaria» en el campo correspondiente.
- Descripción: escriba «Comisión NSF del banco» en el campo correspondiente.
- Cantidad: ingrese la cantidad de la tarifa NSF que le han cobrado.
- Guardar: guarda la información que ingresó y salió de la ventana.
Eso es todo lo que necesita hacer para registrar un cheque sin fondos. Sin embargo, si desea facturar a su cliente la tarifa insuficiente, deberá crear una factura. Este es un paso opcional, por lo que puede decidir si desea hacerlo o no.
Cómo facturar a su cliente la tarifa NSF
Desde la página de inicio, haga clic en el signo más y seleccione la opción Factura en la categoría Clientes. Eso abrirá la ventana Clientes en la que podrá crear una factura.
Para hacerlo, deberá completar el formulario que normalmente haría si estuviera facturando a su cliente. La única diferencia es que utilizará la tarifa NSF del cliente.
Aquí te explicamos cómo hacerlo.
- Cliente: seleccione el cliente cuyo cheque rebotó.
- Fecha de la factura: ingrese la fecha en que desea facturar a su cliente la tarifa NSF.
- Producto / servicio: para poder realizar un seguimiento de las tarifas de NSF, deberá configurar la opción de servicio de tarifas de NSF del cliente. Seleccione Agregar nuevo.
Una vez que haya seleccionado la opción Agregar nuevo, deberá completar los campos obligatorios.
Seleccione Servicio en la sección Tipo. En el cuadro de campo Descripción del artículo, escriba Tarifa de NSF del cliente.
Finalmente, en la sección Cuenta de ingresos, seleccione Otros ingresos. Eso completa el paso Producto / Servicio. La información restante que deberá ingresar incluye:
- Descripción: describa cuál es esta tarifa para que su cliente sepa con qué se le factura.
- Cantidad: ingrese la cantidad de la tarifa NSF. También puede agregar la tarifa por inconvenientes.
- Mensaje: ingrese un mensaje para su cliente que podrán ver en la factura.
- Guardar: guarda la información que ha ingresado y cierra la ventana.
Lleve un registro de sus cheques sin fondos con QuickBooks
Puede parecer un poco complicado, pero grabar cheques rechazados en QuickBooks es bastante fácil. Con estas instrucciones, podrás hacerlo en cuestión de minutos.
¿Le ha resultado útil este tutorial? ¿Ya ha registrado un cheque sin fondos a través de Quickbooks Online? Cuéntanos en los comentarios a continuación.