Sin duda, Gmail es el servicio de correo electrónico más popular. Funciona muy bien con aplicaciones de terceros para sincronizar contenido en diferentes protocolos. También le ofrece buenas opciones para automatizar, administrar y ordenar sus correos electrónicos.
Esto se hace a través de etiquetas inteligentes que se pueden usar como carpetas y hay algunas etiquetas predeterminadas que deberían ordenar automáticamente los mensajes entrantes. A decir verdad, puede llevar algún tiempo configurar y programar todo. Sin embargo, obtendrá una bandeja de entrada limpia y sin desorden y será más fácil seleccionar y ordenar en masa todo el correo electrónico.
¿Qué son las etiquetas inteligentes?
De forma predeterminada, las etiquetas inteligentes colocan los correos electrónicos entrantes en cinco categorías. Esto es lo que son:
Social: esta etiqueta contiene correos electrónicos de servicios de citas, redes sociales y otros sitios web para compartir medios.
- Actualizaciones : sus recibos digitales, facturas, confirmaciones y estados financieros terminan en la etiqueta Actualizaciones.
- Principal : los mensajes que no pertenecen a ningún otro lado y los correos electrónicos personales van a la etiqueta Principal.
- Foros : los mensajes de correo electrónico sobre mensajes de foros, grupos y foros en línea se muestran en la pestaña Foros.
- Promociones : las molestas explosiones de correo electrónico y las campañas de marketing se envían a Promociones.
Nota: Gmail es muy bueno para filtrar los correos electrónicos en las etiquetas siempre que los tenga habilitados y configurados correctamente. Sin embargo, algunos de los correos electrónicos nuevos podrían terminar en la pestaña Principal.
Configurar etiquetas inteligentes
Google le permite elegir qué etiquetas inteligentes aparecen en su bandeja de entrada. Por ejemplo, el menú de configuración es donde puede eliminar Promociones o Social de su bandeja de entrada. Esto es lo que necesitas hacer.
Paso 1
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla para acceder al menú de configuración. Luego elija «Configurar bandeja de entrada» en el menú desplegable.
Paso 2
Ahora, haga clic en el cuadro frente a las etiquetas que le gustaría tener en su bandeja de entrada. A menos que realmente necesite la promoción o los correos sociales, no dude en mantener todo sin marcar. Una vez hecho esto, haga clic en Guardar para confirmar y listo.
Uso de filtros para ordenar automáticamente los correos electrónicos
Los filtros están ahí para ordenar automáticamente los correos electrónicos y ponerlos bajo una etiqueta correcta. Como se indicó, los filtros predeterminados hacen un buen trabajo por sí solos y también puede configurar los personalizados.
Paso 1
Inicie Gmail y haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en la barra de búsqueda (la flecha está en el extremo derecho de la barra). Se abre un formulario digital y debe completar las secciones relevantes.
Paso 2
El formulario es bastante completo e incluye el remitente, el correo electrónico del destinatario, el asunto, el tamaño, la fecha, etc. El campo «Incluye las palabras» es bastante interesante porque le permite ingresar las palabras clave objetivo y enviar spam directamente al olvido digital.
Paso 3
Una vez que complete los campos, haga clic en Crear filtro y aparecerá otra ventana emergente, luego debe elegir «Omitir la Bandeja de entrada (Archivarlo)». Al hacer esto, se asegura de que los correos electrónicos de filtro eviten su bandeja de entrada y solo aparezcan bajo la etiqueta designada.
Etapa 4
Hay una flecha desplegable junto a «Aplicar la etiqueta», haga clic en esa flecha y seleccione la etiqueta que coincida con los correos electrónicos filtrados.
Sugerencia del experto: Google no limita sus opciones a las etiquetas predeterminadas. Haga clic en «Nueva etiqueta» y cree una personalizada que se ajuste a sus necesidades.
Paso 5
Finalmente, hace clic en «Crear filtro» nuevamente y todos los correos electrónicos filtrados saltan de su bandeja de entrada a la etiqueta. Esto también se aplica a los correos electrónicos antiguos que recibió de un remitente determinado. Puede obtener una vista previa de los correos electrónicos filtrados si selecciona Todos los correos o va a ese filtro.
Importante consideración
Los mensajes filtrados aparecen en las carpetas respectivas cuando utiliza un cliente de correo electrónico para acceder a Gmail a través de IMAP. Por otro lado, esto no se aplica cuando usa POP Gmail. Esta vez, los mensajes filtrados aparecen con todos los mensajes nuevos.
Exportación e importación de filtros
Puede que no lo sepas, pero Google te permite exportar e importar filtros. Esto puede ser un verdadero salvavidas si necesita mudarse a un nuevo cliente de correo electrónico.
Para exportar los filtros, vaya a la parte inferior de la página de Gmail, seleccione Exportar y obtendrá un archivo .xml que se puede editar a través de un editor de texto. Pero no hay ninguna razón para realizar modificaciones allí, ya que es más fácil eliminar / cambiar los filtros después de subirlos.
Importar filtros también es bastante fácil. De nuevo, vas al final de la página y seleccionas «Importar filtros». Localice el archivo .xml de los filtros, haga clic en él y elija «Abrir archivo». Gmail no finaliza automáticamente la acción, debe hacer clic en «Crear filtros» para confirmar.
Truco ordenado: la forma más rápida de ordenar automáticamente los correos electrónicos importantes es marcarlos como favoritos. Simplemente haga clic en la pequeña estrella junto a la fecha y la hora y los correos electrónicos aparecerán en la sección Destacados.
El cartero viene
Cuando todo está dicho y hecho, configurar la ordenación automática en Gmail requiere algo de tiempo y esfuerzo. Pero la interfaz de usuario es intuitiva, fácil de usar, y solo necesita hacerlo una vez.
¿Utiliza un cliente de correo electrónico para acceder a su cuenta de Gmail? ¿Qué etiquetas personalizadas te gustaría crear? No dude en contarnos más sobre sus preferencias en la sección de comentarios a continuación.