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Cómo ocultar archivos en la unidad de Google

Si colaboras en proyectos o utilizas una unidad compartida de Google, es posible que haya cosas que no quieras compartir o que sólo quieras compartir con determinadas personas. Aunque los controles sobre el contenido almacenado son básicos, hay formas de ocultar archivos en la unidad de Google. También hay maneras de controlar quién tiene acceso a qué. Te mostraré exactamente cómo controlar lo que se puede hacer con los archivos dentro de la unidad de Google.

Consulta también nuestro artículo Cómo ver el tamaño de las carpetas para las carpetas de unidad de Google

Podría decirse que si no quieres que otras personas vean tus archivos en la unidad de Google, no los subirías. Sin embargo, si ejecuta varios proyectos desde la unidad o desea que diferentes personas puedan ver diferentes archivos, se necesita un poco de administración.

Ocultar archivos en la unidad de Google

Hay tres formas que conozco de controlar quién ve qué en Google Drive. Puedes usar una extensión Chrome para crear archivos ocultos. Puedes separar el trabajo en carpetas dentro de Google Drive y compartir sólo lo que es preproperate o puedes utilizar una solución alternativa y un control de versiones para modificar archivos individuales.

Les mostraré los tres métodos.

Extensión Chrome para ocultar archivos en la unidad de Google

No uso Chrome pero mucha gente lo hace y algunos usan una extensión llamada Hidden Folder for Drive, Cloud USB . Me lo sugirió alguien que lo ha usado durante un par de años y se lleva bien con él. La extensión añade la capacidad de ocultar archivos o hacerlos privados dentro de la unidad de Google y podría ser útil en esta situación.

y te da la oportunidad de marcar las carpetas como privadas o de ocultarlas por completo. Si desea proteger ciertas carpetas mientras permite el acceso a otras, esta es una forma de hacerlo.

Separar el trabajo en carpetas dentro de Google Drive

Si no desea utilizar una extensión, puede utilizar la organización para separar el trabajo en carpetas y, a continuación, controlar quién accede a ellas. Si haces malabares con varios empleados o personas con acceso a tus archivos y quieres asegurarte de que cada uno permanezca por separado, puedes utilizar este método.

Todo lo que tiene que hacer es permitir el acceso a carpetas individuales a las que desea permitir el acceso. A continuación, las otras carpetas dentro de Google Drive no son visibles para ellos por lo que permanecen ocultas. También puede permitir el acceso a los archivos durante un tiempo limitado para un pequeño control adicional.

Para compartir un archivo con personas específicas, haga esto:

  1. Abre tu unidad de Google y selecciona el archivo o la carpeta que deseas compartir.
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta y seleccione Compartir.
  3. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que desea compartir.
  4. Seleccione el botón de lápiz a la derecha para permitir el acceso de lectura/escritura o de sólo lectura.
  5. Seleccione Avanzado en la parte inferior derecha y asegúrese de que Desactivado – Personas específicas esté habilitado en Compartir enlaces. Seleccione Guardar si ha realizado cambios.
  6. Marca la casilla situada junto a `Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevas personas si otros tienen acceso de administrador a la unidad de Google.
  7. Comparta el archivo o la carpeta a través de la invitación por correo electrónico.

Las personas que invites podrán ver el archivo que compartes en la unidad de Google, pero nada más, que es lo mismo que ocultar un archivo.

Si desea limitar el tiempo de acceso a los activos de Google Drive, puede hacerlo:

  1. Vaya a la ventana Compartir como se indica arriba.
  2. Selecciona Avanzado y pasa el ratón por encima de la persona con la que compartes pero que deseas limitar.
  3. Seleccione Establecer Vencimiento cuando aparezca al pasar el puntero del ratón por encima.
  4. Establezca una hora en Acceso Vence y Guarda.

Usar el control de versiones para ocultar archivos en la unidad de Google

Una cosa buena de Google Drive es el control de versiones. Esto es esencial en cualquier entorno empresarial. Se llamaManaged Versions y está habilitado por defecto en Google Drive. Hay un ajuste que puede usar para ocultar archivos usando Versiones administradas si no desea organizar su unidad como en el ejemplo anterior.

  1. Cree un archivo de texto vacío en su computadora y llámelo de alguna manera.
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo que quieras ocultar en Google Drive y selecciona Administrar versiones.
  3. Seleccione Cargar nueva versión y cargue el archivo de texto vacío.
  4. Cambie el nombre del archivo que desea ocultar a algo completamente diferente.

Este método no es muy útil en un entorno empresarial, pero puede ser útil para compartir tus archivos con tus amigos. La desventaja es que Google Drive sólo conserva las versiones anteriores durante 30 días. Esto significa que tendrá que guardar la versión anterior en algún lugar y repetir el proceso cada mes, de lo contrario, el archivo que está ocultando será eliminado.

La unidad de disco duro de Google facilita la ocultación de archivos o el control exacto de quién puede acceder a ellos, cuándo y durante cuánto tiempo. ¿Conoces otras formas de ocultar archivos en la unidad de Google? Dínoslo abajo si lo haces!