Administrar documentos es una de las cosas más importantes en SharePoint. En los negocios, los documentos a menudo evolucionan. Pueden comenzar en OneDrive para la Empresa y terminar en el sitio del equipo de la organización. Los documentos a menudo cambian de ubicación, por lo que conocer los entresijos de mover documentos en SharePoint es fundamental.
Múltiples formas de hacerlo
Todos los que han trabajado en SharePoint saben que hay muchas formas de realizar una tarea en particular. Mover documentos no es una excepción. Si termina utilizando el Explorador de archivos o la Herramienta de migración depende de varios factores, como la cantidad de documentos movidos, la importancia de la retención del historial de versiones, los metadatos y más.
1. Explorador de archivos
Para mover un documento usando el Explorador de archivos, abra las bibliotecas de documentos de destino y de origen (no importa si es el mismo sitio). Seleccione el Explorador de archivos en el menú desplegable. Esto abre una vista de explorador para cada una de las bibliotecas. Use arrastrar y soltar para mover elementos entre las dos vistas del explorador.
Puede mover carpetas y archivos y retener los tipos de contenido si las ubicaciones de origen y destino tienen tipos de contenido definidos. Este método también conserva metadatos personalizados si las ubicaciones de origen y destino se definen con los mismos metadatos.
Sin embargo, el proceso es manual y es más una copia que un movimiento, lo que significa que debe eliminar los elementos de origen después del movimiento. No retiene el historial de versiones o las propiedades creadas, creadas, modificadas y modificadas por.
2. Mover a / Copiar a
Aunque útil y simple, los comandos Mover a y Copiar a están disponibles solo en SharePoint Online. Esta opción le permite mover documentos de OneDrive para la Empresa o SharePoint a un destino en SharePoint o OneDrive. Seleccione el archivo y haga clic en cualquiera de los dos comandos. La opción Mover a moverá su documento con metadatos y la protección del historial de versiones a una carpeta diferente dentro de la misma biblioteca, a otra biblioteca o a un sitio diferente.
Este método es perfecto para usuarios finales, ya que es simple y directo. Le permite copiar y mover archivos y carpetas. Lo mejor es que conserva los tipos de contenido, el historial de versiones de metadatos personalizados y las propiedades creadas, creadas, modificadas y modificadas por. La copia de mandar, sin embargo, sólo se conserva la versión más reciente – la desventaja principal es, obviamente, el hecho de que este método es exclusivo de SharePoint Online.
3. Administrar contenido y estructura
Si habilita la característica de infraestructura de publicación de SharePoint Server, podrá ver un enlace Administrar contenido y estructura cuando navegue a Administración del sitio . Con esta función, puede mover / copiar documentos. Este es uno de los mejores hacks que lo ayudará a mover varios documentos simultáneamente mientras conserva el historial de versiones, creado, creado, modificado y modificado por propiedades. El tipo de contenido y los metadatos también se conservan utilizando este método.
Sin embargo, tendrá que activar la función de publicación. Incluso entonces, no podrá mover varias carpetas. Quizás el mayor inconveniente de este método es que tienes que ser propietario del sitio para usarlo. Ah, y solo funciona dentro de un solo sitio.
4. Organizador de contenido
Simplemente active la función Organizador de contenido y luego seleccione las reglas de enrutamiento que desea usar y coloque el documento que desea mover a la biblioteca de entrega. Este método también le permite mover documentos a cualquier otro sitio. La configuración tarda un tiempo, pero solo tiene que hacerlo una vez. También conserva los tipos de contenido y los metadatos personalizados.
Si bien no conserva el historial de versiones y requiere un administrador, tiene una característica útil que le permite enrutar su documento a una carpeta.
5. Herramienta de migración de SharePoint
Microsoft sabe que mover documentos en SharePoint puede ser un poco complicado. Esta es la razón por la cual la compañía creó la herramienta gratuita de migración de SharePoint . Esta herramienta maneja todo, desde migraciones de pequeña a gran escala, que pueden incluir archivos, carpetas e incluso listas de su sitio de SharePoint. Los elementos se mueven a OneDrive o SharePoint.
El beneficio más aparente de este método es la capacidad de la herramienta para manejar migraciones grandes. También es muy personalizable y conserva el historial de versiones. Sin embargo, no es compatible con las versiones de SharePoint anteriores a 2013. Por el contrario, algunos productos de migración de terceros son significativamente más personalizables.
6. Productos de terceros
La mayoría de los productos de migración de documentos de terceros de calidad no son gratuitos, pero tienden a tener un rendimiento fantástico, especialmente para migraciones a gran escala. Tienden a ser escalables y altamente personalizables. La mayoría de estos productos son capaces de retener todo, incluidos los tipos de contenido, los metadatos, todas las propiedades y el historial de versiones.
Por otro lado, este método cuesta dinero. Cuando considere el hecho de que está pagando por una herramienta que lo ayudará a mover documentos, comenzará a preguntarse por qué SharePoint ya no viene con una opción fácil de usar. Otra desventaja aquí es que los productos de terceros requieren un administrador para configurarlos y ejecutarlos.
7. Solución personalizada
Finalmente, puede codificar su propia solución personalizada a través de una variedad de técnicas como la API REST. El usuario final no tiene que enrutar nada, puede personalizarlo todo lo que quiera y puede asegurarse de que todo esté retenido en los documentos. Por otro lado, debe poder codificar y dedicar algo de tiempo a escribir y mantener el código, lo que puede ser especialmente complicado en el momento de las actualizaciones del producto.
Elige tu método
Incluso hay más métodos para mover documentos en SharePoint, pero estos deberían cubrir la mayoría de sus necesidades. Considere lo que necesita primero, y pronto sabrá exactamente qué método usar para cada uno.
¿Cuál de estos métodos prefieres? ¿Has usado más de uno? Discutir.