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Cómo imprimir una hoja de cálculo de Google en una sola página

Después de pasar incontables horas editando sus datos según especificaciones exactas, lo último que necesita es ser consumido por la frustración cuando vaya a imprimirlos. La impresión de hojas de Google no es necesariamente una tarea desalentadora cuando se utilizan las opciones predeterminadas. Los problemas tienden a surgir en el momento en que usted necesita hacer ajustes para producir los resultados deseados.

Vea también nuestro artículo Cómo resaltar duplicados en las hojas de Google

Quizás, usted desea encajar toda la hoja de cálculo en una sola página. Bastante simple. La consolidación de todos sus datos en una hoja única y fácil de ver hace que las cosas sean más fáciles de seguir para una audiencia. Sin embargo, no saber qué ajustes son necesarios para garantizar que todos los datos sigan siendo visibles y que no haya errores puede causar confusión en quienes tienen menos experiencia con Google Sheets.

«¿Y si no quiero toda la hoja? Sólo necesito un área pequeña.»

A continuación, cubro no sólo cómo imprimir una hoja de cálculo o un libro de trabajo completo de Google, sino también cómo seleccionar áreas y rangos específicos para garantizar que se imprimen sólo los datos que se necesitan.

Imprimir toda la hoja de cálculo de Google

Para imprimir una hoja de cálculo completa de Google o un libro de trabajo:

  1. Con la hoja de cálculo abierta, haga clic en Archivo y, en el menú desplegable, seleccione Imprimir . También puede pulsar simultáneamente las teclas CTRL + P .

    Esto debería abrir una nueva ventana de configuración de impresión.

  2. En la columna de la derecha, en «Imprimir», seleccione si desea imprimir la hoja que se muestra actualmente (Hoja actual) o todas las hojas (Libro de trabajo). También existe la opción de celdas seleccionadas (F12), en la que entraremos más adelante.
  3. La siguiente selección a realizar será si desea que las hojas de cálculo se impriman en formato Paisaje (horizontal) o Retrato (vertical). El formato Paisaje es más ancho que alto y generalmente funciona mejor para las hojas de datos. Asegúrese de que su impresora es capaz de imprimir en formato apaisado, ya que algunas impresoras no pueden hacerlo. El formato Retrato es el preferido si sus hojas de cálculo utilizan más filas que columnas.
  4. El menú desplegable «Escala» tiene varias opciones para el corte de las páginas impresas. En Paisaje, es posible que prefiera la opción Ajustar a la anchura . Esta configuración garantiza que los datos de la hoja no superen el ancho del papel.
  5. Una vez que haya seleccionado todos los ajustes a su gusto, haga clic en el botón Enviar en la esquina superior derecha para seleccionar su impresora.

Si no desea imprimir la hoja de cálculo o el libro de trabajo en su totalidad, siga leyendo para obtener más detalles a continuación.

Imprimir rangos y conjuntos selectos

  1. Para centrarse en datos más específicos, es probable que sólo desee imprimir un área específica de la hoja de cálculo, en lugar de la página completa o el libro de trabajo completo. Para especificar las áreas de impresión:
  2. Mientras tengas abierta la hoja de cálculo de Google, resalta las celdas específicas que deseas imprimir.
  3. Diríjase a Archivo y seleccione Imprimir, o presione CTRL + P . Se abrirá la ventana «Ajustes de impresión».
  4. Debajo del menú desplegable «Imprimir», ajústelo a Celdas seleccionadas (F12) . Debería ver todas las referencias de celdas que ha resaltado previamente en la ventana de visualización. Si no es así, retroceda y asegúrese de que todas las celdas que desea imprimir estén seleccionadas.

Desde aquí puedes seguir los pasos para Imprimir toda la hoja de cálculo de Google , empezando por paso 3 .

Ajustar la configuración de impresión

Con los conceptos básicos de impresión cubiertos, ahora podemos profundizar un poco más en la personalización que puedes aplicar al imprimir tus hojas de cálculo de Google.

Ajustar márgenes

Puede controlar el espacio entre los datos y el borde del papel ajustando los márgenes en «Ajustes de impresora». En el menú desplegable, seleccione Ancho para aumentar los márgenes o Estrecho para apretarlos. Esta es una gran característica que le permite crear espacio para sus datos cuando sea más necesario.

Tamaño de papel

Puede que sólo sea prudente hacer cambios en el tamaño del papel si las hojas de cálculo son de la variedad más grande. El valor predeterminado es Letter (8.5″ x 11″), que es el tamaño estándar para la mayoría del papel de impresión. En el caso de los datos que cubren un área mayor, puede que desee establecer el tamaño en Legal o en cualquier otro formato estándar de gran tamaño. Sólo asegúrese de que tiene su impresora en stock con el tamaño adecuado de papel.

Formateo

Para eliminar las líneas de cuadrícula, que generalmente se reservan para su visualización en pantalla, y posiblemente para ahorrar un poco de tinta:

En la Configuración de la impresora, en el menú desplegable Formato , desactive la opción Mostrar líneas de cuadrícula . Siempre puede optar por conservarlos si es necesario.

Si desea resaltar algunas partes de los datos con un efecto similar, puede ser de su interés agregar bordes a la tabla de datos. Los bordes se encuentran en la barra de herramientas de la hoja de cálculo de Google. El icono es una cuadrícula en caja de 2×2 como se ve aquí:

Encabezados y pies de página

Al igual que el resto de los ajustes de la hoja de cálculo, puede añadir texto de cabecera y/o pie de página a su hoja de cálculo a través de la ventana «Printer Settings».