Saltar al contenido

Cómo hacer referencia a otro archivo en las hojas de cálculo de Google

En la mayoría de los casos, su hoja de cálculo se relacionará con datos y otros elementos que no forman parte de esa hoja en particular. Entonces, en lugar de copiar datos o escribir varias instrucciones sobre cómo obtener dicha información, debería haber una forma más rápida de hacer referencia a otro archivo o dato.

Google Sheets tiene varias funciones que le permiten hacer referencia o dibujar datos de diferentes ubicaciones: una hoja diferente en la misma hoja de cálculo, una hoja de cálculo completamente diferente o incluso archivos CSV, enlaces y páginas HTML.

Este artículo explicará brevemente las funciones necesarias.

Datos de referencia de otras hojas en una hoja de cálculo

Si trabaja en una hoja de cálculo con varias hojas, puede hacer referencia a datos de otras hojas utilizando una función simple. Sigue estos pasos:

  1. Abre tu hoja de cálculo.
  2. Selecciona una celda.
  3. Escriba la siguiente función: = [nombre de la hoja], signo de exclamación, una celda que desea copiar.
    Por ejemplo: = Hoja A! C3, o = ‘Hoja de ingresos’! B1

Debe escribir las comillas alrededor del nombre de la hoja si ese nombre contiene espacios u otros símbolos además de números y letras, como se presenta en el segundo ejemplo.

Importar datos de otras hojas de cálculo con la función IMPORTRANGE

La función IMPORTRANGE es diferente de la función mencionada anteriormente porque hará referencia a un rango de celdas de una hoja de cálculo en particular.

Esta función incluye el enlace a la hoja de cálculo desde la cual hará referencia a los datos y al rango de celdas que se copiarán en su hoja de cálculo.

Use los pasos 1-2 de la sección anterior para comenzar a escribir la función. Luego escriba: = IMPORTRANGE [spreadsheet_url], [range string]).

Por ejemplo = IMPORTRANGE (» https://docs.google.com/spreadsheets/d/examplesheet1234 «, «Sheet2! B5: C5»)

Debe colocar tanto el enlace a su hoja de cálculo como el rango de celdas entre comillas para asegurarse de que sus datos se copien correctamente en su hoja. No es necesario escribir el nombre de la hoja antes de la cadena si hace referencia a la primera hoja en la hoja de cálculo. Sin el nombre de la hoja, la función IMPORTRANGE copiará automáticamente todas las celdas referenciadas de la primera hoja.

Nota: necesitará permiso para todas las hojas de cálculo a las que desee hacer referencia con la función IMPORTRANGE. Si hace referencia a los datos de otra hoja de cálculo por primera vez, el usuario de la hoja deberá permitir permiso para extraer datos de ella. Una vez que se otorga el permiso, todos los editores de la segunda hoja de cálculo podrán hacer referencia a los datos de esa hoja de cálculo.

Además, si intenta hacer referencia a demasiados datos, puede recibir un mensaje de error.

Códigos para importar otros datos

La función IMPORTRANGE no es la única forma de importar datos. Estas son algunas otras opciones de referencia:

  1. = IMPORTXML ([enlace], [xpath_quary]): Esto importará datos de cualquier formato de datos estructurados como XML, HTML, TSV, CSV, XML ATOM y RSS.
  2. = IMPORTHTML (url, consulta, índice ) copiará una lista o una tabla de una página HTML.
  3. = IMPORTFEED (url, [consulta], [encabezados], [num_items]) agregará un feed RSS o ATOM.
  4. = IMPORTDATA (url) es la mejor manera de importar un archivo CSV o TSV desde un solo enlace. Puede tener un máximo de 50 comandos IMPORTDATA en una hoja de cálculo.
  5. = HYPERLINK (url, [link_name]) es la forma de hacer referencia a cualquier página web en Internet. Puede hacer referencia a varios tipos de enlaces, como http: //, https: //, ftp: //, gopher: //, news: // y otros. Si usa un protocolo que no es compatible con Hojas, se mostrará la etiqueta de su enlace, pero no habrá un enlace adjunto.

Estas cinco funciones son la única forma en que puede hacer referencia a archivos que están fuera de Hojas de cálculo de Google. Por ejemplo, si desea hacer referencia a un archivo para descargar, puede usar una función ‘HIPERVINCULO’ para adjuntar un enlace de Cloud que se pueda compartir al archivo en cuestión. Otros usuarios pueden usar el enlace para descargarlo.

Archivos de referencia con facilidad

Gracias a estas funciones, puede utilizar sin problemas datos y archivos externos para organizar su hoja de cálculo y facilitar su maniobra.

Sin embargo, hay circunstancias en las que hacer referencia a otros archivos puede resultar inconveniente. Por ejemplo, si intenta hacer referencia a demasiados datos, puede causar un error o una pérdida de datos actual. Asegúrese de que usted y sus editores estén al tanto de cada elemento al que hacen referencia, para que su hoja de cálculo permanezca ordenada.

¿Cómo hace referencia a sus archivos? ¿Qué función utilizas a menudo? Comparta sus pensamientos con la comunidad TechJunkie en la sección de comentarios a continuación.