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Cómo eliminar todos los documentos en Google Docs

La eliminación de archivos en Google Docs no debería ser una tarea difícil, aunque no es inmediatamente cómo hacerlo sin eliminar tediosamente documentos individuales o conjuntos de documentos seleccionables.

Ocasionalmente, puede encontrarse mirando una lista completa de archivos que no desea, no necesita o simplemente no tiene suficiente espacio.

Personalmente, no es raro que mi lista de Google Docs muestre hordas de archivos sin nombre, duplicados y documentos compartidos en los que ya no se trabaja.

Y después de un tiempo, todos esos documentos saturarán su Google Drive, lo que lo desorganizará, aumentará su productividad y aumentará su nivel de estrés.

Entonces, ¿cómo haces para eliminar todos estos archivos no deseados? ¿Hay archivos que valga la pena conservar y de los que ha elegido eliminar, realmente se han ido?

No temas, porque todas las preguntas serán respondidas a su debido tiempo. Comenzaré con el procedimiento básico para eliminar archivos y seguiré desde allí. Siéntase libre de seguirlo.

Encontrarás que Google Drive te será útil en este proceso, por lo que te beneficiaría aprender a usar Google Drive bien.

Eliminar múltiples archivos a la vez

El título puede decir ‘múltiple’, pero también voy a cubrir el enfoque utilizado para eliminar archivos individuales. Para eliminar un solo archivo de su lista de Google Docs hinchada:

  1. Mientras esté en Google Docs, elija el archivo que desea eliminar y haga clic con el botón izquierdo en el ícono Menú (indicado por tres puntos verticales) para ese archivo.
  2. De las opciones proporcionadas en la ventana emergente, seleccione Eliminar para eliminarlo de su lista.
  3. Aparecerá un cuadro de diálogo hacia la parte inferior de la pantalla que indica que está intentando ocultar el documento de la vista. Una vez que se haya completado, notará la opción Deshacer en el cuadro de diálogo, así como el documento desaparecido de la lista.

Como Google Docs no estaba destinado a organizar sus documentos, no puede eliminar varios archivos a la vez. En su lugar, deberá dirigirse a Google Drive.

Para eliminar archivos en tu Google Drive:

  1. Levante la lista de archivos cerrados.
  2. Haga clic izquierdo en el archivo que desea eliminar. Si este es el único archivo que desea eliminar, puede hacer clic en el icono de la Papelera en la parte superior izquierda o hacer clic con el botón derecho en el archivo y elegir Eliminar en el menú.
  3. Para eliminar varios archivos, después de hacer clic con el botón izquierdo en el primer archivo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic con el botón izquierdo en cada uno de los archivos restantes que desea eliminar. Continúe haciendo esto hasta que todos los archivos hayan sido seleccionados. Si los archivos que desea eliminar están ubicados consecutivamente, puede mantener presionada la tecla Mayús después de seleccionar el primer archivo y luego hacer clic en el último archivo de la cadena que desea eliminar.
  4. Una vez que todos los archivos han sido seleccionados, haga clic derecho en uno de ellos y seleccione Eliminar en el menú o haga clic en el icono de la Papelera en la esquina superior derecha de la ventana.

Todos los archivos que se seleccionaron ahora se moverán a la Papelera .

Archivar / Ocultar documentos de Google y la Galería de plantillas compartidos

Si encuentra que la funcionalidad entre Google Docs y Google Drive es un poco confusa, probablemente no sea el único.

Google quiere que usemos Google Drive como nuestro navegador de archivos preferido y que lo use directamente para abrir y crear Google Docs. Pero la estructura de Google Docs muestra una buena visualización de miniaturas de documentos, es difícil querer renunciar a ella.

Puede ver todos sus propios documentos, así como los que se han compartido con usted. Sin embargo, también puede notar que a veces algunos de estos documentos compartidos ya no están activos y solo están ocupando espacio junto a los que aún están activos. Entonces, ¿cómo puedes separarlos para que no sea solo un revoltijo de miniaturas activas e inactivas?

Bueno, hay maneras de limpiar un poco las cosas con esos molestos documentos compartidos.

Además, si le resulta visualmente más atractivo perder la lista de plantillas, puede hacerlo abriendo el Menú (indicado por tres puntos verticales) ubicado a la derecha de las palabras ‘GALERÍA DE PLANTILLAS’ y seleccionando Ocultar plantillas .

Si en algún momento desea recuperarlos, deberá dirigirse a su Configuración (el menú está en la esquina superior izquierda, indicado por tres líneas horizontales apiladas) y marcar «Mostrar plantillas recientes en pantallas de inicio «.

De vuelta al desorden revuelto, observe el menú desplegable que muestra como «Propiedad de cualquiera»:

  1. Haga clic para abrirlo y elija «No me pertenece». Tus documentos de Google ahora solo mostrarán aquellos documentos que se hayan compartido contigo.
  2. Haga clic derecho en la miniatura de un documento que desea ocultar o archivar y en el menú emergente seleccione Eliminar .

No puede eliminar documentos compartidos donde no es el propietario, pero este método los eliminará visiblemente de su lista de Google Docs. El documento en sí permanecerá tranquilo para aquellos que aún eligen acceder a él.

Eliminar su historial de revisiones

Una característica de Google Drive es que las revisiones de sus documentos se guardan automáticamente sin necesidad de que haga nada. Para ver la lista de revisiones, puede presionar ALT + CTRL + G al mismo tiempo. Aunque esta característica es increíblemente útil si alguna vez planea volver a una versión anterior de un documento o simplemente desea revisar los cambios realizados, es posible que no desee que otros ojos curiosos lo vean.

Por defecto, después de 30 días, todo el historial de revisiones se eliminará automáticamente. Sin embargo, esto puede ser una espera demasiado larga para algunos. La única opción que queda es forzar a Google Drive a eliminar por completo el historial de revisiones de inmediato y para hacerlo es necesario que haga una copia de ese documento.

Lo que deberá hacer es:

  1. Inicie sesión en Google Drive y haga clic con el botón derecho en el documento cuyo historial de revisión desea eliminar.
  2. Elija Hacer una copia en el menú emergente.
  3. Una vez que se ha realizado una copia, elija Eliminar el documento copiado recientemente (no la copia) o seleccione el documento y haga clic en el icono Papelera en la esquina superior derecha. Esto no solo eliminará el documento sino también su historial de revisiones.
  4. A continuación, haga clic con el botón derecho en la copia del documento que acaba de eliminar y seleccione Cambiar nombre en el menú emergente. Cambie el nombre de su documento a su título original o dele uno nuevo, luego haga clic en Aceptar .
  5. Para verificar, abra el documento y haga clic en «Archivo». Seleccione «Ver historial de revisiones» en el menú y vea que no hay más historial de revisiones para el documento.

Vaciar la papelera (eliminación permanente)

Hasta ahora solo ha eliminado archivos y documentos de la vista. Para eliminar permanentemente un archivo o archivos, necesitarás bucear un poco en la basura. Una vez que un archivo se ha eliminado permanentemente, cualquier persona con la que haya compartido el archivo perderá el acceso.

Si tiene un archivo compartido (del cual es el propietario) que tiene importancia para aquellos con los que ha sido compartido, puede transferirles la propiedad en unos pocos pasos.

Transferencia de propiedad del archivo

Cualquier otra persona con la que haya compartido una carpeta o archivo puede reclamar la propiedad si está dispuesto a renunciar a ella. Para otorgar la propiedad exclusiva de un archivo a una parte compartida:

  1. Dirígete a Google Drive y selecciona la carpeta para la transferencia de propiedad. Si desea seleccionar varias carpetas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada una o mantenga presionada la tecla Mayús si los archivos están alineados consecutivamente.
  2. Haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha (indicado por una silueta de persona con un ‘+’)
  3. Haga clic en Avanzado ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana emergente.
  4. A la derecha del nombre del futuro propietario, haga clic en el icono con la flecha hacia abajo y cámbielo a «Es propietario».
  5. Haga clic en Guardar cambios para que la transferencia surta efecto.

Aún puede editar la carpeta incluso después de transferir la propiedad. El nuevo propietario puede decidir si revocar o no el acceso. Ahora puede eliminar la carpeta de su lista de Google Drive y dejarla sana y salva con el nuevo propietario.

Destructor de archivos (todos los archivos eliminados)

Para eliminar todos los archivos para siempre:

  1. Mientras está en Google Drive, en el menú del lado izquierdo, seleccione Papelera .
  2. Verifique para asegurarse de que todos los archivos dentro de la lista sean aquellos que desea eliminar por completo.
  3. Haga clic en Vaciar papelera para eliminar permanentemente todos los elementos de la lista.

Eliminar un archivo individual

Si prefiere eliminar solo un elemento de la lista:

  1. Mientras está en Google Drive, en el menú del lado izquierdo, seleccione Papelera .
  2. Haga clic en el archivo de destino y elija Eliminar para siempre .

¡Adiós archivo!

Después de decir el archivo de adiós, puede estar pensando que es un buen momento para aprender a usar Google Docs y Google Drive de manera más eficiente que ahora. Comience leyendo algunos artículos relevantes de TechJunkie como estos:

  • OneDrive vs Google Drive vs Dropbox: ¿cuál es el mejor?
  • Cómo establecer una fecha de vencimiento para un archivo / enlace de Google Drive
  • Cómo duplicar / copiar una carpeta en Google Drive
  • Cómo ocultar archivos en Google Drive

¿Tienes algún consejo o truco para eliminar Google Docs o para mantener tus Docs organizados en general? Si es así, ¡déjanos un comentario a continuación!