Google Sheets es una forma conveniente de organizar reuniones, crear tareas, ordenar facturas y otros datos. Es lúcido, rico en funciones y se puede compartir con otros usuarios.
El único inconveniente de esta herramienta es que no tiene una función integrada para enviar recordatorios por correo electrónico con respecto a la hoja para usted u otros usuarios. Esto facilitaría mucho el seguimiento de todas sus tareas y datos.
Afortunadamente, dos métodos le permiten enviar recordatorios basados en fechas por correo electrónico. Lea este artículo para obtener más información sobre ellos.
Envío de recordatorios de eventos: combinar hojas y calendario
Si desea enviarse recordatorios por correo electrónico, la forma más fácil de hacerlo es mezclar dos herramientas diferentes de Google: Hojas de cálculo de Google y Calendario de Google. Esto no requerirá que uses ningún script. En cambio, solo necesitará exportar datos de una aplicación a otra.
El método consta de tres pasos: crear y exportar datos desde Hojas, importarlos al Calendario y habilitar recordatorios por correo electrónico.
Paso 1: crear y exportar datos desde hojas
Si desea exportar datos desde Hojas, deberá crear una hoja de eventos y guardarla como un archivo CSV. Para que el archivo sea reconocible en Google Calendar, debe usar un formato particular. Simplemente siga estos pasos:
- Abra su documento en hojas.
- Los valores de su primera fila deben seguir este esquema: A1: Asunto, B1: Fecha de inicio, C1: Fecha de finalización.
- Debajo del encabezado ‘Asunto’, debe ingresar el título de su recordatorio. La fecha de inicio y finalización debe estar en formato MM / DD / AAAA.
- Agregue tantos eventos como desee, así como sus fechas de inicio y finalización.
- Haz clic en el menú ‘Archivo’.
- Pase el mouse sobre ‘Descargar’. Debería aparecer un nuevo menú.
- Seleccione ‘Valores separados por comas’.
- Elija la ubicación para el documento CSV y guárdelo.
Nota: Los únicos encabezados obligatorios son ‘Asunto’ y ‘Fecha de inicio’ para que la lista se importe con éxito. Si desea agregar otros encabezados, puede ver la lista de opciones disponibles (reconocibles por Calendar) y su orden en la página oficial de soporte de Google .
Paso 2: importe el documento al calendario
Una vez que la hoja de eventos CSV esté lista para ser importada, es hora de cambiar a Google Calendar.
- Abre Google Calendar.
- Haga clic en el menú ‘Configuración’ (icono de engranaje).
- Seleccione ‘Configuración’.
- Seleccione ‘Importar y exportar’ del menú a la izquierda.
- Elija ‘Seleccionar archivo de su computadora’ en la sección ‘Importar’.
- Navegue hasta el archivo CSV guardado e impórtelo.
Si ve una pantalla que dice que los eventos se han agregado al Calendario, todo salió bien. Ahora lo único que queda es configurar notificaciones por correo electrónico para los eventos en cuestión.
Paso 3: Configurar notificaciones y compartir
Después de configurar las notificaciones, recibirá recordatorios para todos los eventos que haya exportado de Hojas de cálculo de Google directamente a su correo electrónico. Para asegurarse de que todo esté configurado correctamente, siga estas instrucciones:
- Pase el mouse sobre su nombre en la sección ‘Mis calendarios’ a la izquierda de la pantalla Calendario.
- Presione el icono ‘más’ (tres puntos verticales) que aparece junto a su nombre.
- Haga clic en ‘Configuración y uso compartido’.
- Compruebe si su cuenta aparece en la lista «Compartir con personas específicas». De lo contrario, seleccione ‘Agregar personas’ y agregue su correo electrónico.
- Haga clic en el menú desplegable ‘Notificación’ en la sección ‘Notificación de eventos’.
- Elija ‘Correo electrónico’ en su lugar.
- Configure el período de tiempo y fecha entre el recordatorio y el evento.
Ahora su Calendario enviará recordatorios de todos los eventos que ha enumerado en sus Hojas de cálculo de Google. Tenga en cuenta que puede agregar cualquier cosa en la columna ‘Asunto’. Puede enumerar tareas específicas, cumpleaños u otros arreglos, no solo eventos.
Además, use la opción ‘Compartir con personas específicas’ mencionada anteriormente para incluir otros correos electrónicos en la lista. Estos usuarios recibirán los mismos recordatorios por correo electrónico para esos arreglos particulares.
Utilice el complemento Agregar recordatorios
La otra forma de enviar recordatorios por correo electrónico a través de Hojas de cálculo de Google es usar un complemento específico. Este método es algo más fácil y solo requiere que configure la extensión que hará todo lo demás automáticamente.
Para configurar el complemento haga lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña ‘Complementos’ en la parte superior de la pantalla.
- Seleccione ‘Obtener complementos’.
- Escriba ‘Agregar recordatorios’ en la barra de búsqueda.
- Haga clic en el icono ‘Agregar recordatorios’ y seleccione ‘Instalar’. Permita permisos si se le solicita y espere a que la aplicación se instale.
- Vaya a la pestaña ‘Complementos’ nuevamente y desplace el cursor sobre el menú ‘Agregar recordatorios’.
- Seleccione ‘Configurar / editar recordatorios’.
La extensión proporcionará columnas para Tarea, Asignado, CC (opcional) y Fecha límite. En ‘Tarea’ puede ingresar una breve instrucción, el correo electrónico va debajo de ‘Asignado’, mientras que la fecha va debajo de ‘Fecha límite’.
Si desea enviar recordatorios adicionales para el día de la fecha límite, ajústelo manualmente en el menú a la derecha.
Además, si necesita agregar más contenido a su recordatorio, puede hacer clic en la opción enviada ‘Personalizar los correos electrónicos’ y escribir esa información adicional.
La extensión enviará automáticamente los correos electrónicos cuando llegue el momento, y puede modificar las descripciones de tareas, los destinatarios y las fechas sobre la marcha.
Tenga cuidado con los recordatorios adicionales
Usar el complemento ‘Agregar recordatorio’ es una forma más conveniente y fácil que el método ‘exportar / importar’, pero al mismo tiempo requiere más atención.
Dado que los recordatorios se envían automáticamente, existe la posibilidad de que envíe la tarea incorrecta al destinatario incorrecto antes de que tenga la oportunidad de solucionarlo. Esto es evitable y generalmente inofensivo, pero aún debe prestar atención a quién recibe qué.
¿Qué método consideras mejor? ¿Por qué? Comparta sus opiniones en la sección de comentarios a continuación.