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Cómo configurar una respuesta automática en Outlook

El correo electrónico es absolutamente esencial para el trabajo en el siglo XXI, desde la comunicación entre los miembros del equipo hasta la planificación de los proyectos de los próximos meses. El problema, por supuesto, es que en la era de los teléfonos inteligentes y las tabletas, es aparentemente imposible desconectarse del trabajo durante un tiempo. El correo electrónico en su smartphone es básicamente un requisito para la mayoría de las empresas, pero eso significa que su empleador puede comunicarse con usted básicamente en cualquier momento.Todos merecemos un descanso del trabajo y tiempo lejos de los correos electrónicos, las llamadas y todos esos medios de comunicación que tanto nos cuesta dejar atrás. Tanto si está de vacaciones como si sólo quiere pasar un rato con la familia o los amigos, el primer paso para dejar el trabajo atrás por un tiempo es configurar un mensaje de Outlook fuera de la oficina. Aquí está cómo hacerlo.

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¿Por qué molestarse con un mensaje fuera de la oficina?

Establecer un mensaje fuera de la oficina puede no hacer feliz a su jefe, pero por lo menos, permitirá que todos en su comunidad de trabajo y los forasteros traten de comunicarse con usted. Entonces, ¿por qué es importante establecer un mensaje fuera de la oficina? Bueno, en realidad, hay algunas razones:

Es de buena educación dejar que tus colegas, gerentes y clientes te dejen fuera de contacto durante un tiempo determinado. Esto es especialmente cierto si estás de vacaciones por más de un par de días.

Es profesional . Si alguien necesita tu ayuda con algo o un cliente tiene una pregunta, dejarle saber que no estás en casa por un tiempo determinado le ayuda. Saben que tienen que esperar hasta que usted regrese o que pueden acercarse a otra persona. Ambos ayudan al negocio y a ti.

Le dice a la gente que no le molesten . Si pones un mensaje fuera de la oficina, la gente sabe que estás de vacaciones, tomándote un tiempo personal o lo que sea. Es menos probable que te llamen o te envíen un SMS después de eso.

Le da a tu jefe una cosa menos de la que quejarse . Si trabajas para un jefe exigente y quieres retirarte, vas a encontrar resistencia. Sin embargo, si usted juega el juego y actúa profesionalmente, hay muy poco que ellos pueden hacer desde la perspectiva de la disciplina.

Si hay algo que es importante cuando se trata de trabajar, es asegurarse de que siempre se esté representando a sí mismo como un profesional en el sentido más prominente.

Establecer un mensaje de Outlook fuera de la oficina

El establecimiento de un mensaje de respuesta fuera de la oficina difiere ligeramente dependiendo de si utiliza Outlook 2016 o antes o Outlook dentro de Office 365. Yo cubriré ambos.

Outlook 2016 y versiones anteriores

Hay bastantes pasos en el proceso, pero es bastante sencillo de hacer.

  1. Cree un nuevo correo electrónico y escriba su respuesta fuera de la oficina. Incluya Fuera de la Oficina en el asunto pero deje el destino en blanco.
  2. Seleccione Archivo y guarde como.
  3. Guardar como plantilla de Outlook donde dice Guardar como tipo.
  4. Seleccione Administrar reglas y alertas y seleccione la cuenta a la que desea aplicar el mensaje.
  5. Seleccione Nueva Regla.
  6. Seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo y pulse Siguiente.
  7. Seleccione Dónde está mi nombre en el cuadro Para y pulse Siguiente y confirme la ventana emergente.
  8. Seleccione la respuesta utilizando una plantilla específica y haga clic en el enlace de texto en el panel inferior.
  9. Seleccione la plantilla que hizo anteriormente y seleccione Abrir. Haga clic en Siguiente.
  10. Seleccione esta opción excepto si se trata de una respuesta automática para evitar enviar respuestas automáticas a respuestas automáticas. Haga clic en Siguiente.
  11. Asigne un nombre significativo a la regla y asegúrese de que la opción Activar esta regla esté seleccionada.
  12. Seleccione Finalizar y luego Aceptar.

Esto creará la respuesta automática fuera de la oficina y la activará. Aunque este proceso especifica la cuenta en la que estará activa, también puede establecerla activa para todas las cuentas de correo electrónico. Cuando active la regla en el paso 11, debajo tiene la opción de seleccionar la regla que estará activa en todas las cuentas. Habilite esta opción si lo necesita y ahorre.

Desactivar el mensaje de Outlook fuera de la oficina

Cuando regreses de vacaciones o lo que sea que hayas hecho, debes recordar apagar tu respuesta automática.

  1. Seleccione Archivo en Outlook.
  2. Seleccione Administrar reglas y alertas y seleccione Reglas de correo electrónico.
  3. Selecciona la cuenta y desmarca la casilla junto a la regla de respuesta automática.
  4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Ahora estás oficialmente de vuelta a la rutina!

Configurar un mensaje fuera de la oficina en Office 365

Las cuentas de Office 365 utilizan Exchange cuando las cuentas de Outlook utilizan POP, IMAP o Exchange. El proceso es en gran medida el mismo, pero lo suficientemente diferente como para justificar su propio recorrido.

  1. Seleccione Archivo y respuestas automáticas desde Outlook.
  2. Seleccione Enviar respuestas automáticas.
  3. Fije una escala de tiempo si lo desea. Esto es útil para los tipos olvidadizos como yo que dejan su respuesta automática activa incluso cuando regresan.
  4. Asegúrese de que la pestaña Dentro de mi organización esté activa y añada su mensaje.
  5. Seleccione Fuera de mi organización y añada un mensaje relevante allí también. Dependiendo de quién te envíe correos electrónicos desde el mundo exterior, es posible que tengas que comprobar Mis Contactos; de lo contrario, los correos electrónicos se enviarán a todo el mundo, incluidos los boletines informativos, las notificaciones e incluso el correo no deseado.
  6. Seleccione Aceptar una vez completado para activarlo.

El proceso es algo más corto que en Outlook 2016, pero el resultado final es el mismo. La capacidad de establecer una escala de tiempo es muy buena y, como usuario de Outlook 2016, espero que esta función llegue pronto a esa versión.

Apague su mensaje de salida de la oficina en Office 365

Si no quieres usar el temporizador, regresar temprano o necesitas cancelar tu mensaje de fuera de la oficina, puedes hacerlo.

  1. Abra Outlook y seleccione Archivo.
  2. Seleccione Respuestas automáticas y resalte la regla de fuera de la oficina.
  3. Seleccione No enviar respuestas automáticas.

Esto detendrá el envío de los mensajes de Exchange inmediatamente, así que asegúrate de que estás listo para responder cuando lo inhabilites.

Ahora que ya sabe cómo configurar un mensaje de Outlook fuera de la oficina, no hay excusa para no quitarle más tiempo al trabajo. Buena suerte con eso!