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Cómo configurar recordatorios en hojas de cálculo de Google

Google Sheets es un poderoso software que le permite organizar datos en forma de hoja de cálculo. También puede usarlo para configurar tareas para usted o un grupo de personas. Con tal función, algún tipo de recordatorio sería extremadamente útil.

Con esta guía, aprenderá cómo incluir recordatorios en las Hojas de cálculo de Google, así como algunos consejos adicionales que pueden resultarle útiles.

Configurar recordatorios

Esta opción no forma parte del software predeterminado, pero obtenerla es fácil y gratis. Para obtener el complemento:

  1. Ve al mercado de G Suite.
  2. Busca Añadir recordatorios.
  3. Presione el botón Instalar en la esquina superior derecha.

Agregar recordatorios evaluará la hoja de cálculo y le enviará un recordatorio para cada fila. Solo tiene que configurar la fecha, y el complemento configurará automáticamente los recordatorios. Para configurar los recordatorios:

  1. Abra un nuevo documento en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haga clic en Complementos en el menú principal.
  3. Haz clic en Agregar recordatorios.
  4. Vaya a Configurar / Editar recordatorios.
  5. Escriba las tareas, fechas y direcciones de correo electrónico en cada columna. El complemento llenará automáticamente una hoja de cálculo vacía, por lo que puede reemplazar la información usted mismo.
  6. Haga clic en el botón Agregar un nuevo recordatorio.

Ahora puede seleccionar una de estas opciones.

Columna de fecha límite

Esto mostrará solo columnas con fechas válidas, así que asegúrese de tener todo escrito correctamente. Si cambia algo desde la primera fila, deberá reiniciar el complemento.

Puede hacer clic en la celda y aparecerá un calendario.

Enviar recordatorios

Esto le permitirá enviar un recordatorio antes o después de la fecha establecida. Simplemente seleccione la opción que funcione para usted.

Opciones de destinatario

Con esta opción, puede seleccionar destinatarios.

Notificarme: si selecciona esta opción, agregará su correo electrónico a la barra TO. Esto le enviará un correo electrónico de respuesta confirmando que el correo electrónico fue enviado.

Notificar a las personas en – Seleccione esta opción, luego puede seleccionar la columna con correos electrónicos a los que se enviará un correo electrónico. La primera fila no se incluirá.

CC People In: esto insertará personas en el CC del correo electrónico. Seleccione la columna con los correos electrónicos, como en la opción anterior.

Personalización de correo electrónico

Al presionar esta opción, se abrirá una nueva ventana.

Asunto: le permite escribir el asunto de sus recordatorios por correo electrónico.

Agregar enlace de hoja de cálculo: esta opción incluirá el enlace a la hoja en el correo electrónico.

Cuerpo del correo electrónico: esta opción agrega texto a la parte principal del correo electrónico.

Después de seleccionar las opciones que desea, haga clic en el botón Listo. Aparecerá una barra lateral, haga clic en Listo nuevamente.

Ahora puede cerrar la hoja de cálculo. El complemento realizará comprobaciones cada hora y enviará correos electrónicos a la hora correcta.

Otros consejos de hoja de Google

Existen muchos trucos que pueden hacer que su experiencia en Google Sheets sea más fluida y agradable. Estos son algunos de los más útiles.

Enviar correos electrónicos comentando

Puede enviar un correo electrónico a alguien cuando agrega un comentario a las Hojas de cálculo de Google. Esta es una excelente manera de informar a las personas que se agregó algo nuevo a la hoja de cálculo.

Puede enviar el correo electrónico escribiendo + seguido del correo electrónico del destinatario. El correo electrónico se enviará cuando escriba el comentario.

Aplicar filtros

Puede usar filtros para recorrer un grupo de celdas con un rasgo común. Esto le permite encontrar información rápidamente incluso si tiene un montón de datos almacenados en la hoja.

  1. Haz clic en el botón Filtro.
  2. Haga clic en el botón de filtro de la fila principal en la hoja de cálculo para elegir los valores que desea ver.
  3. También tiene la opción de guardar los filtros. Simplemente presione Crear nueva vista de filtro seleccionando el botón Filtro.

Bloquear celdas

Si tiene un gran grupo de personas trabajando en una sola hoja de cálculo, puede bloquear el cambio de cierta información. Esto hará que sea menos probable que ocurran errores.

Puede bloquear celdas particulares o columnas enteras.

  1. Seleccione los permisos de edición de rango.
  2. También puede configurarlo para que se muestre una advertencia cuando alguien intente editar la celda. Seleccione la opción que se ajuste a sus necesidades.

Hojas de cálculo de Google no se olvida

Google Sheets es un software muy complejo y hay muchas opciones que lo ayudarán a trabajar de manera más rápida y eficiente. Los recordatorios, por ejemplo, pueden ser un verdadero salvavidas.

¿Alguna vez ha utilizado la función de recordatorios en Hojas de cálculo de Google? ¿Fue útil? ¡Dinos en los comentarios!