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Cómo agrupar filas automáticamente en Excel

Cuando analizas una gran cantidad de datos, siempre es conveniente usar programas como Excel para ayudarte. Al poner sus datos en una hoja de cálculo de Excel, puede organizar y procesar toda esa información como mejor le parezca.

A veces, es posible que tenga demasiados datos. Y eso puede ser realmente molesto. La mejor manera de manejar los datos que no está utilizando actualmente es ocultarlos. Esto puede ayudarlo a centrarse en las cifras importantes que son relevantes para su análisis.

En Excel, esta opción se llama Agrupación. Se puede hacer de forma automática y manual, dependiendo de la estructura de sus datos.

Tenga en cuenta que la agrupación es diferente de la opción «Ocultar». Cuando oculta filas o columnas y desea imprimir la hoja en la que está trabajando, los elementos ocultos no aparecerán en la impresión. O bien, es posible que haya bloqueado su hoja para editarla, pero olvidó mostrar algunas filas. Si comparte ese archivo de Excel con alguien, no podrá ver las filas ocultas. En ambos casos, los datos agrupados seguirían siendo visibles.

Agrupación automática

Para obtener el mejor resultado al agrupar automáticamente los datos, es bueno atenerse a estas pautas para su conjunto de datos:

  1. Agregue encabezados de columna a la fila superior.
  2. Evite tener filas o columnas en blanco que no contengan datos.
  3. Incluya filas de resumen para cada uno de los subconjuntos.

Para agrupar sus datos automáticamente, siga estos pasos:

  1. Seleccione cualquiera de las celdas que contienen datos en su conjunto de datos.
  2. Seleccione la pestaña «Datos» en el menú de Excel.
  3. En la sección «Esquema», haga clic en una pequeña flecha debajo del icono «Grupo».
  4. Seleccione «Esquema automático».

Excel agrupará sus datos y agregará niveles de agrupación a la izquierda de la columna A. Esta adición le permite organizar fácilmente sus datos, eligiendo qué datos le gustaría ver y cuáles deberían permanecer ocultos por ahora.

Si ha colocado las filas de resumen sobre las filas que contienen unidades agrupadas, tendrá que ajustar sus opciones de agrupación. Esto se realiza después de haber realizado los pasos anteriores.

  1. Vaya a la pestaña «Datos».
  2. En la sección «Esquema», haga clic en el icono de flecha en la esquina inferior derecha.
  3. Esto abrirá el menú de configuración del esquema.
  4. Desmarca la casilla de «Resumen de filas debajo del detalle».
  5. Haga clic en Aceptar».

Observe el cambio en los niveles de agrupación a la izquierda de la columna A.

Ahora que ha agrupado con éxito sus datos, puede usar los botones «+» y «-» para mostrar y ocultar detalles de cada uno de los grupos. Para contraer o expandir un grupo completo, simplemente haga clic en los números en la parte superior de la columna de agrupación.

Agrupación manual

Dependiendo de cómo estén estructurados sus datos, es posible que no sigan las pautas presentadas al comienzo de la sección anterior. Por ejemplo, puede contener filas o columnas en blanco como una característica de diseño. Eso podría evitar que la opción de agrupación automática haga su magia correctamente en toda la hoja.

Es por eso que Excel también le permite agrupar sus datos manualmente. Puede agrupar solo una parte de su hoja y dejar el resto sin agrupar. O puede ser importante hacer la agrupación manualmente, sección por sección, para asegurarse de que los datos estén bien.

Cualquiera sea la razón, solo asegúrese de no tener filas o columnas ocultas antes de continuar. Esto puede interferir con la agrupación y dejarlo con las cifras incorrectas.

Para agrupar manualmente sus datos:

  1. Seleccione las filas que le gustaría poner en un grupo.
  2. Vaya a la pestaña «Datos».
  3. En la sección «Esquema», haga clic en el icono «Grupo». También puede hacer clic en la flecha negra y seleccionar «Agrupar …».
  4. Aparece el menú «Grupo».
  5. Seleccione «Filas» y haga clic en «Aceptar».

Ahora que sus datos están agrupados, los niveles de grupo aparecerán a la izquierda de la columna A.

Elegir qué agrupar

Al seleccionar los subconjuntos que desea agrupar, es importante saber qué filas seleccionar y cuáles no. Mirando el ejemplo utilizado en este artículo, supongamos que solo desea ver cuántos artículos están disponibles en Vancouver y Nueva York por separado.

Para Vancouver, primero seleccione las filas 2 a 7. Luego agrúpelas manualmente, como se explicó en la sección anterior.

Para Nueva York, agrupe las filas 9 a 14. Ahora, cuando colapsa estos grupos, verá los totales de suma para cada una de las ciudades, sin tener que mirar las cifras desglosadas.

También puedes agrupar sus subconjuntos. Para ver cuántos elementos contiene el pequeño almacenamiento de Vancouver, seleccione las filas 2 a 3 y agrúpelos. Siguiendo esta lógica, puede agrupar todos los demás subconjuntos en esta tabla.

A veces, es posible que desee ver cuántos elementos hay en total solo. Y no le interesa cómo se distribuyen por ciudad y tipo de almacenamiento. Para hacerlo, solo agrupe las filas 2 a 15 y haga clic en el número 1 en la columna de agrupación. Para ver el desglose completo, haga clic en el número 4.

Agrupe sus datos sabiamente

Los ejemplos en este artículo explican principalmente cómo agrupar filas. Claramente, el mismo principio se aplica al agrupar columnas. Ahora que sabe cómo agrupar datos en Excel, abre nuevas formas de optimizar aún más su análisis de datos.

¿Es la primera vez que aprende cómo funciona la agrupación en Excel? Lo encontraste util? Si tiene algún consejo sobre este asunto, o cualquier otra opción en Excel, comparta los comentarios a continuación.